부서에서 AI 도구 쓸 때 필요한 '사용 규칙' 한 장
부서마다 AI 사용이 늘지만 공통 규칙이 없으면 환자정보 입력이나 검증 누락 같은 문제가 생깁니다. 개인정보보호위원회와 행정안전부 가이드를 바탕으로, 부서가 한 장으로 정리해 둘 AI 사용 규칙 항목을 짚었습니다.
같은 부서 안에서도 인공지능 도구를 쓰는 방식은 사람마다 다릅니다. 누구는 환자 목록을 그대로 붙여 넣고, 누구는 개인 계정으로 쓰고, 누구는 나온 답을 검토 없이 문서에 옮깁니다. 규칙이 없으면 이런 차이가 그대로 사고 위험이 됩니다.
개인정보보호위원회가 2026년 5월 낸 「생성형 AI 서비스 이용자를 위한 개인정보 보호 가이드」는 직장에서 인공지능을 쓸 때 먼저 조직의 이용 지침을 확인하고 승인된 도구만 쓰라고 권합니다. 그런데 지침 자체가 없는 부서가 많습니다. 이 글에서는 부서가 한 장으로 만들어 붙여 둘 수 있는 ‘AI 사용 규칙’에 무엇을 담아야 하는지 정리합니다.
규칙에 꼭 들어갈 네 가지
입력하면 안 되는 정보. 환자 이름·등록번호·생년월일·연락처 같은 식별 정보, 주민등록번호·비밀번호·인증번호, 특정 직원의 인사 정보는 대화창에 넣지 않습니다. 개인정보위 가이드도 주민번호·비밀번호·인증번호처럼 중요한 정보는 입력을 피하라고 명시합니다. 예시가 꼭 필요하면 ‘홍○○ 환자’, ‘A 주임’처럼 가려서 씁니다.
쓸 수 있는 업무와 도구. 어떤 일에 인공지능을 써도 되는지(안내문 초안, 표 정리, 회의 메모 정돈 등), 어떤 계정과 도구가 승인된 것인지 적습니다. 개인 계정과 업무용(기업) 계정은 입력한 내용의 학습 활용 여부와 보관 방식이 다를 수 있어, 부서가 쓸 도구를 정해 두는 편이 안전합니다. 계정 종류에 따른 차이는 예전 글에서 다뤘습니다.
결과를 누가 어떻게 검증하나. 인공지능이 만든 문장은 초안일 뿐이고 최종 책임은 작성자에게 있다는 점을 규칙에 적습니다. 숫자·날짜·조문 번호·서식 이름은 원문과 대조하고, 근거로 든 출처 링크는 실제로 열어 확인합니다.
계정과 기록 관리. 입력한 내용이 인공지능 학습에 쓰이는지 설정을 확인하고, 필요 없으면 대화 기록 저장을 끕니다. 로그아웃한 뒤에도 기기에 기록이 남을 수 있으므로 공용 PC에서는 특히 주의합니다. 이 역시 개인정보위 가이드가 다루는 항목입니다.
행정안전부 가이드에서 가져올 원칙
행정안전부가 2026년 6월 10일 배포한 「공공부문 AI 도입·활용 가이드」는 기관을 위한 문서이지만, 부서 규칙에도 옮길 만한 원칙이 있습니다. 이 가이드는 인공지능이 내부의 정확한 최신 문서를 먼저 찾아보고 그 내용을 바탕으로 답하게 하는 방식(RAG)을 앞세워, 그럴듯하지만 사실이 아닌 정보를 지어내는 ‘환각 현상’을 줄이도록 설계했습니다.
부서 규칙으로 바꾸면 이렇게 됩니다. “인공지능에 질문할 때는 관련 자료(규정·지침·이전 문서)를 함께 붙이고, 붙인 자료 안에 있는 내용만 쓰라고 지시한다. 자료 없이 받은 일반론은 그대로 쓰지 않는다.” 자세한 프롬프트 방법은 다른 글에서 다뤘습니다.
한 장으로 만들고 관리하기
규칙은 길 필요가 없습니다. A4 한 장에 위 항목을 짧은 문장으로 적고, 부서 게시판과 공유 폴더 첫머리에 둡니다. 새로 온 직원에게는 업무 매뉴얼과 함께 전달합니다.
만든 뒤에는 분기에 한 번 정도 점검합니다. 승인 도구 목록이 바뀌었는지, 실제로 지켜지는지, 새로 생긴 문제는 없는지 봅니다. 인공지능 서비스의 설정 화면과 약관은 자주 바뀌므로, 학습 활용과 기록 보관 설정은 그때마다 다시 확인합니다.
핵심 요약
- 부서 안에서도 인공지능 사용 방식이 제각각이면 사고 위험이 됩니다. 공통 규칙을 한 장으로 만들어 둡니다.
- 규칙에는 ① 입력 금지 정보 ② 허용 업무와 승인 도구 ③ 결과 검증 책임 ④ 계정과 기록 관리를 담습니다.
- 환자 식별 정보와 직원 인사 정보는 대화창에 넣지 않습니다.
- 자료를 붙여 그 범위 안에서만 답하게 하고, 인공지능이 만든 문장은 사람이 검증합니다.
- 분기에 한 번 규칙과 설정을 다시 확인합니다.
출처: 개인정보보호위원회, 「생성형 AI 서비스 이용자를 위한 개인정보 보호 가이드」(2026-05), 대한민국 정책브리핑 · 행정안전부, “공공 AI 구축, 더 쉽고 빠르게 「공공부문 AI 도입·활용 가이드」 배포”(2026-06-10)
본 사이트의 콘텐츠는 일반적인 정보 제공과 연구·교육 목적이며, 특정 환자에 대한 의학적 진단이나 조언을 대신하지 않습니다.