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實務技巧
從不碰病人資料的工作開始。以下四種是醫院行政與護理最常用得上的，每一種都寫了怎麼做，以及做的時候要注意什麼。
在把這裡列的工具用到工作上之前，請先確認貴院的資訊安全規範是否允許。 不論用哪一種工具，「不把病人與員工的資料輸入外部服務」都是共同的前提。
開始之前：這些絕對不要輸入
這一節放在最前面，因為它比任何技巧都重要。《個人資料保護法》第 6 條把病歷、醫療、基因、性生活、健康檢查及犯罪前科列為特種個人資料，原則上不得蒐集、處理或利用。一般的雲端 AI 服務是院外的第三方，把這些資料貼進去之前，院方必須先有明確的法規依據——這不是個人可以自行決定的事。
- 病人姓名、病歷號、身分證字號、出生年月日、聯絡方式——不要輸入。
- 可以拼湊出特定病人的敘述（罕見診斷加科別加日期）——也不要輸入。
- 尚未公開的院內文件、契約、人事資料——先確認院內規定。
- 改寫病歷或衛教內容時，先把可識別資訊拿掉，只留下要處理的文字結構。
- 院內若已有生成式 AI 使用規範，以院內規範為準。沒有的話，這是該建立的第一件事。
公文、通知、衛教單張的初稿
行政最花時間的往往不是想內容，而是把想好的內容寫成一份格式對的文件。這件事交給 AI 做初稿很合適——您給重點，它給結構，您再改。臺灣自研的 TAIDE（推動臺灣可信任生成式AI發展計畫，國科會推動、國家實驗研究院執行）就把自動摘要、寫信、寫文章、中英互譯列為設計用途。國際服務中 ChatGPT、Claude、Gemini、Microsoft Copilot 在臺灣都可以使用。
- 給它三樣東西：對象是誰、要傳達什麼、大概多長。只給主題會得到很空的稿子。
- 把院內既有的一份好範例貼給它當格式參考，效果比任何指令都好。
- 產出一定要自己讀過再送——它會把不確定的地方寫得很肯定。
- 數字、日期、法條號碼一律自己核對。這是它最常出錯的地方。
會議紀錄與長文件的摘要
冗長的會議紀錄、評鑑資料、廠商簡報，先讓 AI 整理成重點再讀，可以省下不少時間。要注意的是「中間的內容容易被略過」——文件很長時，開頭和結尾的資訊比中間的更容易被保留。重要的段落建議分段處理。
- 先問「這份文件的結論是什麼」，再問「有哪些待辦事項、負責人是誰」，分兩次比一次問完準確。
- 文件很長時分段丟，不要一次貼完整份。
- 摘要出來後，回頭抽查兩三個關鍵段落，確認沒有漏掉或改變意思。
- 會議紀錄若含人事、個資內容，先去識別化再處理。
專有名詞改寫與表格處理
把艱澀的醫學名詞改寫成病人聽得懂的話，是衛教與行政都會遇到的工作。表格方面，Excel 函數不必背——把要做的事描述出來，讓 AI 給公式。這兩種用法的共同點是：它給的是草稿或工具，正確與否要您確認。
- 改寫時明確說出對象（例如「寫給沒有醫療背景的家屬」），差別很大。
- 改寫後務必請專業同仁看過——把話說簡單的過程中，內容可能被改變或漏掉。
- Excel 公式請它連同「這個公式在做什麼」一起說明，才看得出對不對。
- 把表格資料貼給它做計算時，結果一定要自己驗算——數字錯得很安靜，不會有錯誤訊息。