신규 직원용 업무 매뉴얼 초안, AI로 빠르게 만들기

새로 온 직원이 부서 업무를 배우는 방법은 대개 옆자리 선임의 설명과 예전 파일 몇 개입니다. 담당자가 바뀌면 그 지식도 함께 흩어집니다. 그래서 부서 업무를 한 문서로 정리한 ‘업무 매뉴얼’이 필요하지만, 처음부터 반듯하게 쓰는 일은 시간이 많이 들어 계속 미뤄지곤 합니다.

생성형 인공지능은 이 초안 작업의 부담을 덜어 줍니다. 다만 인공지능이 만든 문장에는 사실과 다른 내용이 섞일 수 있으므로, 무엇을 넣고 무엇을 사람이 확인해야 하는지 순서를 정해 두는 것이 중요합니다. 이 글에서는 부서 매뉴얼 초안을 인공지능으로 만드는 절차를 정리합니다.

흩어진 자료부터 한곳에 모은다

인공지능에 아무 자료 없이 “우리 부서 업무 매뉴얼을 써 줘”라고 하면, 그럴듯하지만 우리 병원과는 맞지 않는 일반론이 나옵니다. 먼저 근거가 될 자료를 모아야 합니다. 기존 업무 분장표, 결재 문서, 반복해서 보내는 안내 메일, 회의록, 관련 내부 규정 같은 것들입니다.

행정안전부가 2026년 6월 10일 배포한 「공공부문 AI 도입·활용 가이드」도 같은 원리를 씁니다. 기관 내부의 정확한 최신 문서를 먼저 찾아보고 그 내용을 바탕으로 답하게 만드는 방식(RAG)을 적용해, 인공지능이 그럴듯한 거짓말을 지어내는 ‘환각’을 줄이도록 설계했습니다.

개별 실무자가 대화창에서 인공지능을 쓸 때도 원리는 같습니다. 모은 자료를 프롬프트에 함께 붙여 넣고, “붙인 자료 안에 있는 내용만 사용하고, 근거가 없으면 ‘자료에 없음’이라고 표시해 줘”라고 지시합니다.

이때 환자 이름·등록번호·생년월일 같은 식별 정보, 특정 직원의 인사 정보는 넣지 않습니다. 예시가 꼭 필요하면 ‘홍○○ 환자’, ‘A 주임’처럼 가려서 씁니다.

목차부터 만들고, 항목별로 채운다

한 번에 완성본을 요구하지 말고 단계로 나눕니다.

먼저 목차를 만듭니다. “붙인 자료를 바탕으로 이 부서 업무 매뉴얼의 대항목과 중항목을 제안해 줘. 자료에 근거가 없는 항목은 넣지 마.” 이렇게 나온 목차를 사람이 손봅니다. 빠진 업무를 넣고, 겹치는 항목을 합칩니다.

그다음 항목을 하나씩 지정해 초안을 받습니다. “‘외래 예약 변경 처리’ 항목을, 붙인 자료 기준으로 담당자·처리 순서·예외 상황으로 나눠 써 줘.” 항목을 좁게 잡을수록 인공지능이 딴 길로 새지 않습니다.

프롬프트는 역할(“너는 이 부서의 실무 담당자다”), 맥락(“붙인 자료는 우리 부서의 결재 문서와 안내 메일이다”), 과업(“이 항목의 처리 순서를 단계로 써 줘”), 형식(“번호 목록으로”), 제약(“자료에 없는 절차는 만들지 마”)으로 나눠 쓰면 결과가 더 안정적입니다. 이 방식은 예전 글에서 자세히 다뤘습니다.

초안은 사람이 검증한다

인공지능이 만든 문서는 ‘검토 대상’이지 ‘완성본’이 아닙니다. 다음을 확인합니다.

• 자료에 없는 절차를 지어내지 않았는지 살펴봅니다. 특히 예외 처리나 승인 단계에서 없는 내용을 그럴듯하게 채워 넣는 경우가 있습니다.
• 규정·법령의 조문 번호나 서식 이름이 실제와 맞는지 원문과 대조합니다. 인공지능이 붙인 출처나 조문 번호가 존재하지 않을 때가 있습니다. 이 문제는 다른 글에서 다뤘습니다.
• 담당 부서, 내선번호, 시스템 메뉴 이름처럼 자주 바뀌는 정보를 확인합니다.
• 오래된 자료에서 옮겨 온 낡은 절차가 없는지 봅니다.

마지막으로 실제 담당자 한두 명이 초안을 읽고 현장과 맞는지 확인한 뒤 확정합니다.

유지 관리까지 정해 둔다

매뉴얼은 만든 날부터 낡기 시작합니다. 문서 안에 개정 주기(예: 반기 1회), 개정 담당자, 변경 이력을 적는 칸을 함께 넣어 둡니다. 규정이 바뀌었을 때 “이 매뉴얼에서 바뀐 규정과 충돌하는 부분을 찾아 줘”처럼 인공지능을 점검에 다시 쓸 수 있습니다. 이때도 판단과 수정은 사람이 합니다.

핵심 요약

• 인공지능에 아무 자료 없이 쓰게 하지 말고, 부서 자료를 모아 붙인 뒤 그 범위 안에서만 쓰게 합니다.
• 목차 제안 → 사람 검토 → 항목별 초안 순서로 나눕니다.
• 환자 식별 정보와 직원 인사 정보는 입력하지 않습니다.
• 초안은 사람이 검증합니다. 지어낸 절차, 조문 번호, 자주 바뀌는 정보, 낡은 절차를 확인합니다.
• 개정 주기와 담당자를 문서 안에 정해 둡니다.

출처: 행정안전부, “공공 AI 구축, 더 쉽고 빠르게 「공공부문 AI 도입·활용 가이드」 배포”(2026-06-10)

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